Wie Unternehmen mit CPQ und KI erfolgreich sein können
Unternehmen sollten keinesfalls eine KI blindlings auf ihre CPQ-Prozesse loslassen. Doch an den richtigen Stellen eingesetzt, kann KI im CPQ die Effizienz steigern und Mitarbeiter entlasten. Der Artikel zeigt 4 Beispiele dafür.
Derzeit hat fast jeder Technologiesektor eine KI-Story und CPQ bildet da keine Ausnahme.
Das Problem: Viele dieser Storys bleiben bei vagen Versprechen über eine intelligentere Zukunft und sagen kaum etwas darüber aus, wie KI konkret geschäftlichen Mehrwert schafft.
Das bedeutet: Unternehmen, die dem Narrativ „Alles automatisieren“ folgen, bremsen im besten Fall ihr eigenes Wachstum. Im schlimmsten Fall schadet der Ansatz, alles zu automatisieren, tatsächlich der Produktivität, Effizienz und dem Umsatz.
Die unbequeme Wahrheit über KI-gestütztes CPQ
KI im CPQ bedeutet nicht, den Konfigurations- und Angebotserstellungsprozess einer Maschine zu überlassen und sich zurückzulehnen. Unternehmen mit einfachen Produktkatalogen und Preisstrategien kommen damit vielleicht ohne allzu großen Schaden davon. Doch gerade bei komplexen Angeboten kann eine selbstbewusst vorgetragene, aber falsche Antwort teuer werden.
Damit KI wirksam sein kann, braucht sie Regeln, Strategie, Daten und Governance – genau die Art von Informationen, die CPQ-Software zentral bündelt und nutzbar macht. Ohne dieses Fundament riskieren Unternehmen, fehlerhafte und ineffiziente Prozesse zu automatisieren. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer KI, der Sie vertrauen können, und einer KI, die lediglich Nacharbeit verursacht.
Wo KI und CPQ den größten Mehrwert schaffen
Ob eine Konfiguration tatsächlich produzierbar und korrekt bepreist ist, stellt die Regel-Engine sicher: eine deterministische Logik, die jedes Mal eindeutig „gültig“ oder „ungültig“ liefert. Das ist keine KI-Funktion – und sollte es auch nicht sein. Die Validierung soll vorhersehbar und nicht wahrscheinlichkeitsbasiert sein. Und auf keinen Fall von KI-Halluzinationen beeinflusst werden.
KI verbessert die Zugänglichkeit und das Kundenerlebnis. Verstößt eine Konfiguration gegen eine Regel, kann KI den Grund in allgemein verständlicher Sprache erklären und sofort Alternativen vorschlagen. Die CPQ-Leitplanken setzen die Regeln durch. KI erleichtert es, sie zu verstehen und die Konfiguration entsprechend anzupassen.
Bei komplexen Angeboten wird der Nutzen von KI hier greifbar. CPQ reduziert Fehler zwischen Angebot und Produktion bereits um 70–90 %, indem ungültige Konfigurationen konsequent abgelehnt werden. Aufgabe der KI ist es, den Prozess sowohl für Vertriebsmitarbeitende als auch für Kunden reibungsloser zu gestalten.
1) Unterstützung bei komplexen Konfigurationen
Viele Konfigurationstools setzen voraus, dass die nutzende Person den Produktkatalog auswendig kennt. Neue Vertriebsmitarbeitende tun das jedoch nicht. Vertriebspartner ebenfalls nicht. KI senkt die Einstiegshürde für den Verkauf Ihrer Produkte. Vertriebsmitarbeitende können in Alltagssprache beschreiben, was der Kunde benötigt, und die KI kann passende Konfigurationsoptionen empfehlen. Die Regel-Engine bestimmt, was zulässig ist und welche Konfigurationen sich für Cross- oder Upselling eignen.
Der Vorteil: CPQ ermöglicht Vertriebsmitarbeitenden, gültige Konfigurationen zusammenzustellen, für die früher monatelange Produktkenntnis erforderlich war. Das verkürzt die Einarbeitungszeit und erweitert den Kreis der Personen, die Ihre komplexeren Angebote verkaufen können. KI verstärkt diesen Effekt, indem sie CRM- und CPQ-Daten nutzt, um den Kunden besser zu verstehen und zu erkennen, welche Konfigurationsoptionen seinen Anforderungen am besten entsprechen.
2) Kundenkontext aus E-Mails und CRM zusammenführen
Die Informationen, die Sie für ein korrektes Angebot benötigen, befinden sich fast nie an einem einzigen Ort. Die tatsächlichen Kundenanforderungen verteilen sich auf ein Dutzend E-Mail-Verläufe, einige nirgends dokumentierte Telefonate und CRM-Notizen, die jemand vor sechs Monaten erfasst hat. Wer ein neues Angebot anlegt, muss all das häufig aus dem Gedächtnis rekonstruieren oder den Kunden bitten, bereits Gesagtes zu wiederholen.
Diesen Kontext wieder zusammenzuführen, ist eine Stärke von KI. Mit Zugriff auf den E-Mail-Verlauf und den CRM-Datensatz kann sie die relevanten Anforderungen herausfiltern und als Ausgangspunkt für die Konfiguration bereitstellen. Dasselbe gilt für die Kundenhistorie: Was wurde zuvor gekauft, was wurde retourniert und welche Marge wurde beim letzten Mal erzielt?
So beginnen Vertriebsmitarbeitende nicht mit einer leeren Eingabemaske, sondern mit einer Konfiguration, die auf dem basiert, was der Kunde im Zeitverlauf tatsächlich mitgeteilt hat, und verfeinern diese anschließend. Die Regel-Engine entscheidet weiterhin, was gültig und korrekt bepreist ist. KI stellt lediglich sicher, dass der Vertrieb mit dem Gesamtbild statt nur mit einem Ausschnitt arbeitet.
Der Vorteil: Schnellere und präzisere erste Entwürfe komplexer Angebote sowie weniger für Kunden lästige Momente nach dem Motto „Hatten wir das nicht schon besprochen?“. Dabei gilt der übliche Vorbehalt: KI arbeitet mit den Daten, die Sie ihr bereitstellen. Sie sollte Informationen aus Ihren Datensätzen sichtbar machen, statt Lücken mit erfundenen Details zu füllen. Je sauberer Ihr CRM und je vollständiger Ihr E-Mail-Verlauf, desto besser ist der daraus gewonnene Kontext.
KI kann Vorschläge machen und Sie bei strategischen und taktischen Überlegungen unterstützen. Dabei sind jedoch einige Einschränkungen zu beachten:
Die endgültige Entscheidung sollte ein Mensch treffen. So schützen Sie Ihre Margen auf Basis der Preisgenauigkeit von über 95 %, die CPQ-Software bereits liefert.
3) Das Angebot formulieren
Auch bei der Erstellung eines Angebots spielt KI ihre Stärken aus. Eine Konfiguration in ein überzeugendes Angebot zu überführen, das der Kunde tatsächlich liest, kann manuell viel Zeit kosten – KI kann dies in Sekundenschnelle erledigen.
Auf Basis einer gültigen Konfiguration und der Daten aus Ihrem CRM-/ERP-System kann KI das Anschreiben entwerfen, den Leistungsumfang zusammenfassen und die relevanten Spezifikationen mit realen – nicht erfundenen – Daten zu einem schlüssigen Dokument verbinden. Anschließend muss der Vertrieb das Ergebnis nur noch prüfen, bearbeiten und versenden.
Was früher eine Stunde Formatierungsarbeit erforderte, wird so zu zehn Minuten Prüfung. Über Teams, Regionen und Produktlinien hinweg summiert sich diese Zeitersparnis schnell.
4) Fragen wie „Können wir das überhaupt bauen?“ beantworten
Bei den meisten komplexen Angebotssituationen verbringen einige wenige Vertriebsingenieure und Produktexperten überraschend viel Zeit damit, immer wieder dieselben Machbarkeitsfragen zu beantworten:
Kann das Produkt mit dieser Option ausgeliefert werden?
Funktioniert diese Kombination in der betreffenden Region überhaupt?
Sind Konfiguration und Angebot regelkonform?
Viele dieser Fragen kann KI direkt beantworten, indem sie auf dasselbe Regelmodell zugreift, das auch die Konfiguration steuert. Wirklich schwierige, neuartige Fragen gehen weiterhin an Ihre Fachleute; Routinefragen werden hingegen sofort beantwortet. So gewinnen Ihre erfahrensten Mitarbeitenden Zeit für die Geschäfte, bei denen ihr Wissen tatsächlich
benötigt wird.
Wo KI an ihre Grenzen stößt
Bei all diesen Anwendungsfällen kommt es auf die richtige Differenzierung an. KI sollte nicht eigenständig verbindliche Angebote versenden. Einen nicht standardmäßigen Rabatt ohne menschliche Prüfung zu genehmigen, ist ein sicherer Weg zu Margenverlusten.
KI sollte keine endgültige Entscheidung treffen, durch die sich Ihr Unternehmen zu einem Preis, einem Produkt oder einer Lieferung verpflichtet, die Sie einhalten müssen. Nicht weil die Technologie solche Inhalte nicht entwerfen könnte, sondern weil die Kosten autonom verursachter Fehler überproportional steigen.
Mit KI im CPQ kommen nicht diejenigen Unternehmen voran, die alles automatisieren. Erfolgreich sind diejenigen, die automatisieren, worin KI gut ist, und zugleich ein Fundament aus Daten, Logik, Regeln und Governance schaffen, auf das die KI zurückgreifen kann. Dort liegt der wirkliche Mehrwert.
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